Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP


CZĘŚĆ A — OGÓLNA

1.    Postanowienia ogólne.

1.1. Podstawę wydania niniejszych zasad stanowią:
1)    Statut ZHP (Rozdział 5 § 33 pkt 2 podpunkt 8; § 34 pkt 3 podpunkt 6; Rozdział 10
     § 74 pkt. 1,2)
2)    „Instrukcja finansowa drużyny” (Rozdział A).
1.2.  Zasady niniejsze określają procedury wewnątrzorganizacyjne związane
z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem akcji zarobkowych.
1.3. Organizatorzy harcerskich akcji zarobkowych zobowiązani są przestrzegać przepisów finansowych i organizacyjnych obowiązujących w ZHP.
1.4. Organizatorem akcji zarobkowej może być  jednostka organizacyjna ZHP.
1.5. Za organizację, prawidłowy przebieg oraz rozliczenie akcji zarobkowej odpowiada pełnoletnia osoba kierująca jednostką organizacyjną lub inny pełnoletni członek ZHP osoba przez tą osobę wskazana.
1.6. Akcja zarobkowa prowadzona w miejscu/obiekcie znajdującym się na terenie innym niż teren macierzystego hufca, wymaga zgłoszenia właściwemu dla miejsca przeprowadzania akcji komendantowi hufca.

2.    Wydawanie pozwoleń.

2.1. Pozwolenia na akcje zarobkowe jednostek organizacyjnych Chorągwi Stołecznej wydaje komendant chorągwi lub upoważniony przez niego komendant hufca (nie dotyczy akcji Znicz i Parking w Warszawie).
2.2. W celu uzyskania pozwolenia organizator składa do Komendanta Chorągwi lub upoważnionego komendanta hufca:
1)    wniosek o wydanie pozwolenia (załącznik nr 1);
2)    zgodę właściciela terenu/obiektu, na którym odbywa się akcja na jej przeprowadzenie,
3)    Inne dokumenty wymagane przy specyficznych rodzajach akcji.
2.3. Wnioski, protokoły oraz formularze rozliczenia wydaje w hufcach komendant hufca. Odpowiednie druki można pobrać ze strony internetowej Chorągwi Stołecznej.
2.4. Wnioski o wydanie zgody na akcję należy składać co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem akcji, a w przypadku akcji "Znicz" i "Parking" w Warszawie — 30 dni przed akcją.
2.5. Zgodę może otrzymać szczep, związek drużyn lub inna samodzielna jednostka.
2.6. Zgodę na przeprowadzenie akcji zarobkowej otrzymuje środowisko, które:
1)    złożyło w terminie wniosek o wydanie pozwolenia do właściwego komendanta;
2)    w sposób prawidłowy i w terminie rozliczyło się z organizacji poprzedniej akcji;
3)    ma uregulowane składki członkowskie);
4)    ma pozytywną opinię właściwego komendanta.
2.7. Środowisko organizujące akcję zarobkową, po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymuje pisemną zgodę komendanta chorągwi lub upoważnionego komendanta hufca.


3.    Przebieg akcji.

3.1. Uczestniczący w akcji harcerze i harcerki muszą być umundurowani w sposób zgodny
z obowiązującym regulaminem mundurowym.
3.2. Szczegółowe zasady odnośnie przebiegu poszczególnych akcji zawarte są w części B niniejszej instrukcji.
3.3. Organizator akcji odpowiada za zorganizowanie bezpiecznego miejsca przechowywania
i sposobów transportu zebranych podczas akcji pieniędzy.
3.4. Do przeliczania pieniędzy uzyskanych podczas akcji wyznacza się minimum trzyosobową komisję (w tym minimum jedna osoba pełnoletnia). Po przeliczeniu zebranej kwoty komisja sporządza protokół przeliczenia pieniędzy (wzór nr 2).

4.    Rozliczenie.

4.1. Środowiska zobowiązane są do rozliczenia akcji w macierzystej komendzie hufca
w terminie 14 dni od momentu jej zakończenia, a w przypadku prowadzenia akcji zarobkowej dłużej niż 30 dni – na koniec każdego miesiąca kalendarzowego.
4.2. Komenda hufca rejestruje i prowadzi ewidencję akcji zarobkowych.
4.3. Hufiec składa do Komendy Chorągwi sprawozdanie z akcji zarobkowych raz na kwartał. Sprawozdanie takie powinno zawierać informację o tym, które środowiska brały udział
w akcjach oraz jakie uzyskały przychody.
4.4. Rozliczenie polega na złożeniu w hufcu:
1)    sprawozdania (wzór nr 3) wraz z kopiami dowodów księgowych poświadczających poniesienie kosztów organizacyjnych oraz protokołami przeliczenia pieniędzy,
2)    kopii dowodu wpłaty uzyskanego dochodu.
4.5. Środki uzyskane w wyniku przeprowadzonej akcji, mogą być przeznaczone wyłącznie na cele związane z działalnością statutową ZHP i nie mogą być dzielone pomiędzy członków jednostki organizacyjnej  (Art. 34 Ustawy - "Prawo o stowarzyszeniach").

5.    Koordynacja akcji zarobkowych.

5.1. Osobą koordynującą organizację, przebieg i rozliczenia akcji zarobkowych jednostek
na terenie Chorągwi Stołecznej jest pełnomocnik komendanta chorągwi ds. akcji zarobkowych.
5.2. Osobą koordynującą organizację, przebieg i rozliczenie akcji na terenie hufca jest komendant hufca lub wyznaczony przez niego pełnomocnik komendanta hufca ds. akcji zarobkowych.



CZĘŚĆ B — SZCZEGÓŁOWA


6.    Akcja "ZNICZ".

6.1. Osoba koordynująca akcję "Znicz" musi mieć stale ze sobą zgodę właściwego komendanta oraz pozwolenie właściciela terenu. Kopie pozwoleń muszą znajdować się przy każdym stoisku, na którym jednostka organizacyjna prowadzi sprzedaż zniczy.
6.2. Na każdym stoisku muszą być w widoczny sposób umieszczone ceny.

7.    Akcja "PARKING".

7.1. Obsługa parkingu musi mieć stale przy sobie kopie pozwolenia wydanego przez właściwego komendanta oraz przez właściciela terenu.
7.2. Harcerki i harcerze pełniący służbę na parkingu muszą być umundurowani zgodnie z obowiązującym regulaminem mundurowym ZHP i obowiązkowo ubrani w widoczne z daleka kamizelki z elementami odblaskowymi.
7.3. Organizator zobowiązany jest do umieszczenia przy wjeździe na parking w widocznym miejscu tablicy z napisem "Parking płatny (kwota), niestrzeżony, czynny w godzinach ....".
7.4. Organizator parkingu zobowiązany jest do wręczania każdemu parkującemu biletu parkingowego (wzór przykładowy nr 4).
7.5. Bilet parkingowy składa się z dwóch części: odc. A przeznaczonego do rozliczenia oraz odc. B wręczanego osobie parkującej pojazd. Na każdej części muszą znaleźć się następujące informacje:
1)    napis "Bilet parkingowy nr x", gdzie "x" oznacza kolejny numer biletu;
2)    cena;
3)    data przeprowadzanej akcji;
4)    nr i nazwa środowiska;
5)    miejsce na wpisanie nr rejestracyjnego oraz marki pojazdu;
6)    z tyłu na obu odcinkach pieczęć adresowa hufca.
7.6. Tereny do prowadzenia parkingu przydziela hufcom komenda chorągwi na podstawie złożonych wcześniej wniosków środowisk (dotyczy hufców z terenu Warszawy).
7.7. Podział poszczególnych działek lub terenu pomiędzy jednostki organizacyjne hufca, które otrzymały na to zgodę, odbywa się w hufcu.
7.8. Opłaty związane z zajmowaniem odcinka drogi należącej do ZDM pokrywa organizator akcji Parking.

8.    Akcja pakowania zakupów w hipermarkecie.

8.1. Podczas przeprowadzania akcji muszą zostać wyznaczone osoby pełniące funkcje szefów zmian.
8.2. Szefem zmiany musi być osoba pełnoletnia.
8.3. Szef zmiany odpowiada za:
1)    porządek i zdyscyplinowanie harcerzy podczas akcji;
2)    wyznaczanie przerw uczestnikom akcji;
3)    zebranie pieniędzy po zakończeniu zmiany;
4)    komisyjne policzenie zebranej kwoty i dostarczenie jej do miejsca przechowania;
5)    sporządzenie imiennej listy uczestników.
8.4. Szef zmiany musi mieć przy sobie kopię pozwolenia wydanego przez właściwego komendanta .
8.5. Puszki, w które środowiska zbierają pieniądze muszą być zaplombowane i opieczętowane. Muszą także posiadać widoczną informację: cel przeprowadzanej akcji,
nr i nazwa środowiska ZHP, termin akcji. Puszki plombuje osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie akcji. 
8.6. Zebrane w ciągu dnia środki przechowywane być muszą w miejscu bezpiecznym,
za co odpowiedzialny jest organizator akcji.
8.7. Pieniądze zebrane w ciągu dnia muszą  być przewiezione do miejsca przechowania
w sposób bezpieczny najkrótszą drogą z miejsca akcji do miejsca przechowania.
Za zorganizowanie transportu odpowiada osoba odpowiedzialna za akcję.


9.    Przepisy końcowe.

9.1. Komendy hufców uprawnione są do wydawania własnych zasad organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne działające na terenia hufca w oparciu o niniejsze "Zasady..." i przepisy wewnętrzne ZHP.
9.2. Zasady powyższe wchodzą w życie z dniem 22 marca 2007 roku.